Google Voice è finalmente attivo anche in Italia ed è attivabile all’interno della console di Google Workplace.
Ma facciamo un passo indietro, e iniziamo da Google Workplace stesso…

All’inizio era G Suite

All’inizio era G Suite, una suite di strumenti votata alla produttività che Google aveva pensato come alternativa a Microsoft Office 365 che includeva tutta una serie di app per ufficio dedicate alle aziende.

Il servizio, lanciato nel lontano 2006, era quindi nato come un modo per le organizzazioni di utilizzare, in maniera collaborativa e in team, i servizi di Google sui propri domini dietro il pagamento di un abbonamento mensile. In pratica Google permetteva di utilizzare questa suite di programmi, strumenti di produttività e collaborazione direttamente sullo spazio cloud di Google come back-end della propria attività.

G Suite comprendeva un insieme di tool e programmi costituito inizialmente da Gmail, Google Talk, Google Calendar, Google Page Creator e poi completatosi, nel corso degli anni, con Google Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Google Drive, Google Chat e Google Meet.

Sebbene queste applicazioni siano da tempo disponibili in maniera gratuita per tutti gli utenti, coloro che sottoscrivevano un abbonamento a G Suite potevano contare su indirizzi email di dominio personalizzati, avanzati strumenti di amministrazione, assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e altri vantaggi pensati proprio per le aziende e i gruppi di lavoro. Come soluzione di cloud computing la suite permette un approccio diverso e più razionale rispetto ai pacchetti software di produttività personale, dato che offre l’hosting delle informazioni e dei dati sui server interni all’azienda o sulla rete cloud di Google ospitata in datacenter sicuri sparsi in tutto il mondo.

Da G Suite a Google Workspace: cosa cambia

Il gigante di Mountain View, però, ha sempre basato la sua azione strategica nel continuo sviluppo e miglioramento dei suoi servizi, rendendoli sempre più efficienti e integrati tra di loro. Per continuare nell’obiettivo di rafforzare il suo ruolo come suite di riferimento per la collaborazione e produttività professionale online, rinnovando la sfida a Microsoft e alle sue soluzioni Office 365 e Teams, G Suite è diventata Google Workspace.

Non si tratta di un semplice cambio di nome, anche se l’operazione è stata caratterizzata da un rebranding cumulativo delle app di Google, ma di un vero e proprio cambio di organizzazione degli strumenti della suite e del modo in cui vengono utilizzati.

Infatti, i tool e le app a disposizione per gli utenti Google Workspace sono sempre le stesse presenti in G Suite, solo che adesso sono maggiormente integrate fra di loro e orientate ancora di più alla condivisione, in modo non solo da rendere possibile ai gruppi di lavoro di collaborare e utilizzare gli stessi file, ma di farlo in maniera più semplice e veloce rispetto a quanto avveniva in passato.

Un nuovo modo di lavorare

La velocità, la semplicità e l’integrazione, sono il mantra cha ha spinto Google a questo rinnovamento, senza dimenticare che anche a livello di marketing il colosso tecnologico ha voluto sottolineare che siamo di fronte a un nuovo modo di lavorare in gruppo, abbandonando il termine “Suite” ­— che non richiamava alla mente il giusto livello di professionalità degli strumenti — e sostituendolo con un inequivocabile Workspace che non lascia dubbi circa le potenzialità e l’obiettivo di essere la soluzione ideale per le aziende.

Adesso, in Google Workspace, la condivisione di documenti e tasks è immediata a continua senza necessità di spostamenti tra ambienti software diversi. Gli utenti facenti parte del gruppo di lavoro e inseriti in Workspace, per esempio, possono creare un documento e condividerlo con gli altri membri del tema semplicemente attraverso la chat, dalla quale si potrà intervenire sui dati e modificare il file in questione senza aprirli in altre schede. Stessa facilità di accesso per visualizzare anteprime di documenti, fogli di calcolo e presentazioni, gestendo tutto da un’unica finestra.

È chiara e palese l’intenzione di Google di semplificare collaborazione e condivisione online, fornando strumentio e soluzioni che ben si adattano ai nuovi paradigmi del lavoro moderno, proprio in concomitanza con l’esplosione dello smart working. Infatti, con Worspace, mentre si modificano file e documenti è adesso possibile avviare videochiamate e videoconferenze direttamente dalla finestra di lavoro, senza doversi spostare per lanciare le applicazioni dedicate (vedi Google Meet) come avveniva con G Suite.

I costi di Google Workspace (escluso Google Voice)

Essendo un servizio principalmente pensato per le aziende, Google Workspace non è gratuito, almeno se si vogliono sfruttare al meglio tutte le sue potenzialità. Infatti, sebbene tutte le app e gli strumenti di Workspace siano disponibili in maniera free anche per gli utenti consumer, non lo sono tutte le sue funzionalità che sono presenti nelle versioni “professional” della suite in base ai vari piani di abbonamento.

Attualmente, Google Workspace viene offerta in quattro diverse versioni sottoscrivibili a seconda delle necessita delle diverse aziende e dei gruppi di lavoro. Dalla soluzione “entry level” fino alla versione top troviamo:

  • Business Starter: versione disponibile al costo di 4,68 euro al mese per utente che include: Email business custom, video meeting fino a 100 partecipanti, 30 GB di spazio cloud per ogni, controlli di gestione e sicurezza, customer support standard;
  • Business Standard: versione da 9,36 euro al mese per utente, che comprende: Email business custom, video meeting fino a 150 partecipanti, 2 TB di spazio cloud per utente, controlli di gestione e sicurezza, supporto standard;
  • Business Plus: da 15,60 euro al mese per utente, che include: Email business custom con servizio eDiscovery, video meeting fino a 250 partecipanti, con servizio di registrazione delle call e tracciamento dei partecipanti, 5 TB di spazio cloud per utente, servizio migliorato di controllo di gestione e sicurezza, incluso Vault ed un’avanzata gestione interna, supporto migliorato;
  • Enterprise: pacchetto top personalizzabile a prezzo variabile che si adatta alle esigenze di grandi aziende e gruppi multinazionali. Include: Email business custom con servizio eDiscovery e criptaggio S/MIME, video meeting fino a 250 partecipanti con servizio di registrazione delle call, tracciamento dei partecipanti, cancellazione del rumore di fondo e live-streaming all’interno del dominio, spazio cloud personalizzabile, servizio avanzato di controllo di gestione e sicurezza, incluso Vault, DLP e un’avanzata gestione interna, supporto premium.

Alla fine, arriva Google Voice!

Verso gli inizi di febbraio 2021, totalmente in sordina, probabilmente per rodare il servizio prima di annunciarlo in pompa magna, è finalmente arrivato anche in Italia Google Voice, ad arricchire ulteriormente il pacchetto di funzionalità e applicazioni integrati in Google Workspace.

I vantaggi della soluzione VoIP di Big G sono tantissimi. Proviamo a citarne qualcuno:

  • ogni dipendente in azienda ha il proprio numero di telefono;
  • il numero assegnato è un numero telefono fisso, con prefisso corrispondente a quello della località della sede aziendale;
  • i dipendenti possono rispondere indistintamente dal telefono posto sulla loro scrivania, o dal PC – utilizzando eventualmente le cuffie, per essere più liberi – o dal loro smartphone;
  • i dipendenti possono quindi rispondere come se fossero in ufficio anche quando sono in smart working o anche mentre sono in trasferta di lavoro;
  • i dipendenti possono inoltre chiamarsi tra di loro gratuitamente;
  • è inoltre possibile trasferire o deviare le chiamate facilmente e gratuitamente tra i dipendenti, o anche verso altri numeri (secondo le tariffe di cui sotto);
  • è possibile impostare la segreteria, ovviamente, così come gestire orari in cui non si vuole essere disturbati o si desidera deviare le chiamate;
  • la segreteria, dopo aver registrato il messaggio, invia via mail all’utente sia la trascrizione del messaggio vocale (e questo ci piace tantissimo!), sia il link per ascoltare l’audio del messaggio;
  • è possibile avvalersi dei filtri anti spam di Google così come mettere in blacklist facilmente, in autonomia, eventuali chiamate non filtrate da Google;
  • nella console di Google Workspace è consultabile il registro completo delle chiamate effettuate e ricevute, compresi i trasferimenti di chiamata;
  • l’integrazione con la rubrica dei Contatti di Google – non c’è neanche bisogno di dirlo – è ovviamente nativa.

Un servizio di questo genere sarebbe stato fondamentale nel caso del primo lockdown di marzo 2020, ma anche ora – con le nuove modalità di lavoro in smart working che resteranno almeno parzialmente anche a termine della pandemia (notizia di oggi: Ford permetterà a 30mila dipendenti di tutto il mondo di lavorare da casa. Per sempre) – non possono che essere accolte con grande interesse.

A chi è rivolto Google Voice? Quali costi?

Il servizio è disponibile per utenti Google Workspace ma anche per gli utenti Google Workspace for Education. Parliamo quindi del mondo dell’istruzione (mai come in questo momento bisognoso di innovazione) ma anche delle organizzazioni no profit.

La documentazione è ancora lacunosa in alcune parti, così come lo stesso servizio di assistenza dedicato di Google è non del tutto aggiornato su questa novità.

Il nostro consiglio è di pazientare ancora un mese, almeno, per disporre di informazioni precise e best practice… ma già qualcosa possiamo raccontarvi noi di Aleide Web Agency, sia in quanto partner resellers dei servizi Google Cloud sia in quanto beta testers di questo servizio.

Iniziamo con i costi mensili del servizio.

Google Voice è disponibile in tre modalità:

  • Starter, al costo di 10 dollari al mese (circa 9,10 euro)
  • Standard, al costo di 16 dollari al mese
  • Premium, al costo di 24 dollari al mese

Innanzitutto, va specificato che il costo non è calcolato in base al numero di licenze presenti nel piano, bensì sul numero di licenze per le quali si desidera attivare il servizio e assegnare un numero telefonico.

Nel caso di Google Voice Starter c’è un limite di dieci numeri nazionali, mentre nelle versioni Standard e Premium non c’è questo limite. Per quanto riguarda l’attivazione di numeri internazionali, invece, questo è possibile solo con il piano Premium.

I costi mensili di cui sopra si applicano anche nel caso di Google Workspace for Educational, così come anche le tariffe delle chiamate, di cui parleremo a breve.

A proposito di tariffe, anticipiamo subito che è sicuramente interessante la possibilità di chiamare gratuitamente verso USA e Canada, così come molto buone ci paiono tutte le tariffe verso fissi e cellulari all’estero.

Piani tariffari di Google Voice

Tariffe per le chiamate effettuate con Google Voice

Le chiamate su territorio nazionale sono tariffate come da immagine qui sotto:

Tariffe Google Voice per le chiamate nazionali in Italia

Non è ben chiaro – né, come detto, ci hanno saputo dire –  quali siano considerate le chiamate VoIP. Sicuramente non quelle tra utenti Google Voice, visto che come abbiamo potuto verificare queste sono gratuite.

Le chiamate verso numeri verde 800 pure, dalle nostre prove, sembra che siano gratuite, contrariamente a quanto indicato nella tabella delle tariffe al minuto di cui sopra.

Altre voci, infine, presenti in tabella non sono ben chiare.

Noi continueremo a provarlo nei prossimi giorni per capirne tutte le potenzialità e capirne tutti i segreti, in modo da poterli presentare ai nostri clienti e qui nel blog, nelle prossime settimane.

Per attivazione di Google Workspace e di Google Voice non esitate a contattarci.