Fatturazione elettronica, la procedura telematica e l’uso del software
Le rivoluzioni digitali messe a punto grazie a internet si offrono sempre di migliorare e semplificare le attività di tutti i giorni. È il caso della fatturazione elettronica, entrata in vigore il primo gennaio dello scorso anno, che ha apportato cambiamenti importanti nella corretta gestione fiscale di un’attività commerciale.
Fatturazione Elettronica: un obbligo o un vantaggio?
Quello della fattura elettronica si configura come un obbligo per quanto riguarda le aziende, i liberi professionisti, le ditte individuali e le partite IVA con residenza in Italia. Poche categorie fanno eccezione e vengono escluse dal rispetto dell’obbligo: si tratta ad esempio di chi lavora in regime forfettario o di vantaggio, agricoltori in regime speciale o associazioni sportive dilettantistiche. La fatturazione elettronica va a definire un sistema articolato, il quale in buona sostanza prevede che l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture debba avvenire telematicamente e in formato .XML (ovvero eXtensible Markup Language). La normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria precisa che deve essere prodotto un file .XML contenente specifiche informazioni e che la fattura, così realizzata, può essere emessa/ricevuta esclusivamente facendo ricorso al Sistema di interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il documento dovrà essere creato ricorrendo a un software per la fatturazione elettronica, essenziale per riuscire a rispettare gli obblighi di legge. Ma questa, ormai, è storia ed è nota. Quelli che invece sono ancora da metabolizzare sono i vantaggi che questo sistema porta con sé. I costi per adeguarsi, i problemi iniziali, il necessario rodaggio (non ancora terminato, dal momento che sono già previsti cambiamenti dal 1 gennaio 2021, si veda più sotto nell’articolo), hanno messo in secondo piano quelli che sono i vantaggi della fatturazione elettronica, che non sono pochi. Il risparmio di tempo, il risparmio di denaro, la diminuzione degli errori, la semplificazione o addirittura l’eliminazione di alcuni controlli fiscali sono via via sempre più apprezzati da imprese e commercialisti. La procedura telematica offre molti vantaggi, tra questi una maggiore agilità e precisione in fatto di contabilizzazione dei dati contenuti all’interno dei singoli documenti. Affidando scartoffie e faldoni alla virtualità si potranno anche ottimizzare gli spazi in ambiente di lavoro. Non solo. In un momento storico come quello attuale, l’informatizzazione a 360 gradi è un must del quale nessuna società può più fare a meno. Grazie alla digitalizzazione dei processi possiamo inoltre sperare che alcune procedure messe in atto da parte dello Stato - per far fronte all’emergenza Covid, ma non solo - possano avvenire in tempi rapidi…o almeno con tempistiche un po’ più veloci rispetto a quanto sarebbe avvenuto in passato.
Integrazione della Fatturazione Elettronica con Ecommerce e ERP
Per i siti e-commerce, sempre più diffusi, è possibile ricorrere all’intervento di una web agency per la definizione di soluzioni ERP (o integrazioni di ERP già esistenti in azienda) e webservices in grado di collegare direttamente i portali con il Sistema di interscambio. L’intervento di un team di specialisti può essere utile in presenza di gestionali e siti e-commerce che generano in via automatica fatture e devono essere adeguati alla fatturazione elettronica: è sempre possibile calibrare soluzioni ad hoc per la generazione di file .XML e loro invio al SdI.
La creazione e la trasmissione di fatture e documenti
La normativa stabilisce che l’unico documento riconosciuto dall’Agenzia delle Entrate è la fattura elettronica con estensione file .XML. Dunque, le fatture che siano state emesse ricorrendo a diverse modalità saranno semplicemente da intendere come “non emesse”. Con la fatturazione elettronica si va a definire un percorso unico standardizzato, il quale consente di ottimizzare i tempi e pone al centro il Sistema di interscambio. Il software per la fatturazione elettronica sarà in grado di guidare i vari passaggi, scongiurando il cosiddetto errore umano soprattutto per quanto riguarda la delicata fase di compilazione (che non può più avvenire manualmente e viene bypassata dal meccanismo digitale). Ogni operazione potrà avvenire in modo veloce e sicuro, rispettando l’ambiente: si risparmiano infatti non soltanto i costi della gestione relativamente al completo processo ma anche quelli di carta, stampa e archiviazione finale. La fattura elettronica viene poi firmata in via digitale dal soggetto che la emette (o da un suo intermediario). Questo step è essenziale a garanzia non soltanto della provenienza e dell’autenticità ma anche del contenuto del documento. Il soggetto che emette la fattura dovrà poi provvedere al suo invio al destinatario, ricorrendo al Sistema di interscambio. Quest’ultimo, infatti, si configura come un punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche destinate alla pubblica amministrazione e ai privati. Il Sistema, una volta ricevuto il documento, va a realizzare dei controlli tecnici in via automatica. Poi provvede a recapitarlo alla pubblica amministrazione o al privato che ne è destinatario.
L’importanza della conservazione in via digitale
L’invio e la ricezione dei documenti rappresentano il cuore pulsante del nuovo sistema di fatturazione elettronica obbligatoria. Ma non bisogna dimenticare anche l’importanza che riveste un ulteriore passaggio, quello relativo alla conservazione digitale dei documenti che avviene attraverso step ben precisi. Ogni fattura viene corredata della ricevuta relativa alla presa in carico e all’accettazione dal Sistema di interscambio. Le ricevute devono essere conservate con le rispettive fatture e devono essere facilmente reperibili nel caso in cui si renda necessario mostrarle, inoltre hanno valore legale. Il software per la fatturazione elettronica consente di gestire al meglio anche quest’ultima importante fase.
Dal primo gennaio 2021 nuovo tracciato .XML per la fattura elettronica
Dal primo gennaio 2021 saranno introdotte nuove disposizioni relative alla fattura elettronica e al file .XML allegato ad essa. L’obiettivo è quello di migliorare e semplificare la struttura del documento. Tra le novità riguardanti lo schema .XML della fattura sono da sottolineare alcune modifiche sostanziali dei campi Tipo Documento (TD) e Natura, oltre all’aggiunta di ulteriori voci di Ritenute. Per quanto riguarda il TD si introducono nuovi identificativi per semplificare l’individuazione di alcune operazioni contabili, in modo da efficientare i processi di automazione dell’Agenzia delle Entrate. Si tratta ad esempio delle categorie TD 16 (“fattura reverse charge interno”), TD 18 (“integrazione per l’acquisto di beni intracomunitari”) oppure T22 (“estrazione beni da deposito IVA”) ma non solo. Quanto al campo Natura, per quanto riguarda i codici generici N2 (“Non soggette”), N3 (“Non imponibile”) e N6 (“Inversione contabile”), questi disporranno di riferimenti maggiormente precisi, sempre in ottica di accuratezza e completezza della documentazione fiscale. Infine, uno sguardo al campo delle Ritenute, all’interno del quale vengono inserite nuove voci relativamente ai contributi previdenziali (Inps, Enasarco, Enpam oppure altro contributo). Si potrà iniziare dal primo ottobre di quest’anno a usare il nuovo tracciato, in via non obbligatoria. Vi rimandiamo a questo articolo molto chiaro per tutte le novità nel dettaglio (attenzione però alle date che sono state modificate).