13.03.2020
Consigli WEB e DIGITAL per affrontare l'emergenza Coronavirus
La situazione attuale di emergenza sanitaria, sociale e economica è davanti agli occhi di tutti. In molti hanno sospeso qualsiasi attività, altri fortunatamente hanno per lo meno la possibilità di lavorare a distanza grazie ad Internet (tra questi anche noi, ovviamente) ma è evidente che anche per questi ultimi i disagi non siano pochi. In questo articolo cerchiamo di offrire qualche semplice consiglio nell'ambito di nostra competenza, quello del digital, coprendo i seguenti argomenti:
1 - LO SMART WORKING
Ovviamente la prima domanda è: come facilitare il lavoro da casa? Iniziamo con una semplice checklist:
- 1.1) reindirizzare le chiamate in ufficio
- 1.2) dare accesso ai documenti
- 1.3) fornire strumenti per il lavoro da casa
- 1.4) fornire strumenti per la collaborazione a distanza
1.1 - REINDIRIZZARE LE CHIAMATE IN UFFICIO
Per chi ha un centralino virtuale questa operazione è molto semplice. E' sufficiente collegarsi all'interfaccia web e inserire le regole di instradamento delle chiamate, seguendo il manuale di istruzioni. In altri casi sarà necessario rivolgersi al proprio provider di telefonia per chiedere se, e come, questa operazione sia possibile. Qualora non fosse possibile, vi consigliamo di mettere in atto le seguenti azioni:
- comunicazione diretta ai clienti: inviate un’email, un messaggio SMS o un messaggio Whatsapp, o se potete fate una telefonata per comunicare il numero o i numeri cellulari cui fare riferimento al posto del numero fisso;
- avviso tramite tutti i canali possibili: indicazione del numero di cellulare da chiamare in caso di necessità. Va inserito sul sito web, su Google My Business, sui canali social...e pure presso la sede della vostra attività.
Il mondo non si è fermato: è solo nascosto, un po’ addormentato forse, ma desideroso di tornare alla normalità. Fate sentire che ci siete, comunicate a tutti i clienti acquisiti e ai potenziali clienti che, per quanto possibile, siete a disposizione.
1.2 - ACCESSO DA REMOTO AI DOCUMENTI AZIENDALI
Le soluzioni per fornire un accesso ai documenti aziendali sono diverse. La soluzione migliore è certamente quella di fornire una VPN che permetta di dipendenti di navigare da casa esattamente come se stessero in ufficio: stessi percorsi delle cartelle, stessi permessi, medesimi URL dei siti intranet aziendali e via dicendo. Verificate, in questo caso, che i PC collegati in VPN siano tutti dotati di antivirus aggiornato. Qualora non fosse possibile installare una VPN, sono disponibili soluzioni alternative, alcune delle quali anche “caserecce”, se ci passate il termine, ma efficaci. Ad esempio è possibile installare AnyDesk su un computer dell'ufficio, lasciandolo acceso per accettare le connessioni a distanza. E' necessario installare la versione Professional, che ha la funzione di riapertura automatica in caso di riavvio del PC. Si tratta come detto di una soluzione di ripiego, in questo momento di emergenza, perché AnyDesk (al pari di TeamViewer e altri strumenti analoghi) è uno strumento pensato per l’assistenza da remoto più che per l’accesso remoto “permanente”. E’ comunque una soluzione “good enough”, da valutare. Un'altra soluzione è quella di spostare i documenti in cloud. Drive di G Suite (Google), OneDrive (Microsoft) e Dropbox sono tra le soluzioni più note e adottate in questo senso. Ce ne sono anche altre disponibili, meno note ma altrettanto efficaci, se non di più: informatevi in Rete o chiedete ai vostri fornitori, troverete sicuramente la soluzione migliore in termini di costi e funzionalità.
1.3 - STRUMENTI DI LAVORO, A CASA COME IN UFFICIO
Molte aziende forniscono un computer portatile ai propri dipendenti ed ovviamente, in questo caso, non si pone il problema...perché gli strumenti di lavoro dell’ufficio si sono spostati presso di voi. La stragrande maggioranza ha tuttavia un computer fisso in ufficio e, in questi giorni, viene chiesto loro di utilizzare il proprio PC personale a casa. Gli strumenti indispensabili sono la posta elettronica (per la quale ormai non ci sono più grandi problemi a fruirne ovunque e in ogni momento) e la suite per lavorare a documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Qui è Office di Microsoft a farla da padrone. Se l'azienda ha sposato l'approccio cloud e quindi Office365, il dipendente può installare la suite di Microsoft anche sul PC personale, con la stessa licenza, quindi senza costi aggiuntivi. Nel caso in cui, invece, questo non fosse possibile, la soluzione migliore è a nostro avviso G Suite che non solo offre strumenti analoghi ai più famosi Word, Excel e Powerpoint, ma li arricchisce di funzionalità di collaborazione e condivisione in maniera egregia, come vedremo tra poco.
1.4.1 - COLLABORAZIONE A DISTANZA - VIDEOCONFERENZA
Quando si parla di collaborazione a distanza si pensa subito a strumenti di videoconferenza. Se prima G Suite era semplicemente la miglior alternativa a Office, qui invece Google scavalca idealmente Microsoft in questa nostra classifica, prendendosi il primo posto per funzionalità, costi, facilità di uso. Parliamo in particolare di Meet Hangout, grazie al quale è possibile effettuare delle videocall o videoconferenze con più utenti, condividere lo schermo del proprio PC, chattare. Per chi non potesse partecipare in video con il proprio PC o smartphone, è disponibile un numero di telefono nazionale (prefisso 02 di Milano) per partecipare in voce. Il tutto senza software da installare o fastidiosi plugin che rallentano il nostro browser. Un’altra soluzione efficace e molto conosciuta per le videochiamate è certamente Skype, che non ha bisogno di presentazioni. Spostandoci verso un ambito più aziendale, invece, segnaliamo GoToMeeting e Zoom.
1.4.2 - COLLABORAZIONE A DISTANZA - DOCUMENTI
Per lavorare congiuntamente alla stesura di un documento - lasciando da parte soluzioni per avanzate per il workflow management - di nuovo torniamo a parlare di G Suite. Salvataggio automatico in rete, possibilità di modificare contemporaneamente lo stesso documento, possibilità di inserire commenti, di revisionare e approvare le modifiche...fanno di G Suite uno strumento fondamentale per la condivisione delle informazioni e dei documenti e per il lavoro in team a distanza. Si tratta di funzionalità messe a disposizioni anche da Microsoft, certo, ma a nostro avviso la suite di Google è più snella, semplice e veloce. La suite di Google nasce nel cloud, con da subito in mente funzionalità di condivisione e collaborazione, mentre la suite Office nasce on premise, per un uso stand alone...ed è questo che per adesso segna ancora il passo tra i due strumenti.
2 - PUBBLICITÀ ONLINE
Le aziende storicamente, in un momento di crisi e di incertezza economica, decidono di fare tagli al budget iniziando dalla pubblicità, indipendentemente che si tratti di pubblicità online o offline. E’ comprensibile: perché investire soldi in un’attività di cui non so che ritorno avrò, in un momento in cui faccio fatica a pagare i dipendenti? Purtroppo, però, in questo modo si rischia di entrare un vortice dal quale diventa difficile uscire. Il nostro consiglio, soprattutto per chi ha un’attività che ha tempi di conversione lunghi dal primo contatto all'acquisizione del cliente, è di non tagliare il budget pubblicitario. Potrete rivedere il vostro impegno economico, valutare di modificare il vostro messaggio, riconsiderare i vostri parametri di conversione...ci sono molte attività che potete eseguire per adattarvi alla situazione. Ripetiamo le stesse identiche parole riportate all’inizio, perché crediamo che sia importante sottolinearlo: il mondo non si è fermato. E’ solo nascosto, ma desideroso di tornare alla normalità.
3 - REINVENTARSI CON IL CLIENTE
Chi ha figli in età scolare è testimone, in questi giorni, di una rivoluzione epocale. Dalle maestre dell’asilo e delle elementari agli insegnanti di licei e scuole superiori, in tutta Italia i docenti stanno inventando(si) nuovi modi di comunicare con i propri ragazzi, con una passione e un impegno commoventi. Videomessaggi e compiti su Whatsapp, gruppi di lavoro online improvvisati dalla sera alla mattina...ogni soluzione è buona ed efficace. E’ proprio il caso di dirlo: “di necessità virtù”. Allo stesso modo stiamo assistendo al fiorire di corsi in diretta streaming (dai corsi di Yoga ai corsi di teatro), sentiamo di professionisti che offrono assistenza telefonica...un po’ ovunque c’è chi non riesce o non può stare fermo, e si sta reinventando con ingegno. Provateci anche voi: create un nuovo stile comunicativo sul vostro sito e nelle vostre newsletter, offrite nuovi canali per mettere il vostro know-how a disposizione dei vostri clienti. Se avete un ecommerce pensate a come agevolare i vostri clienti. Offrite spedizioni gratuite o sconti eccezionali su alcuni prodotti. Se invece non lo avete... lo sapete già: iniziate almeno ad informarvi su costi e tempi per munirvi di un sito per la vendita online. Siete già in ritardo! La tecnologia non pone limiti alla vostra immaginazione. Cercate l’occasione nel momento difficile. C’è sempre un’occasione, nei momenti difficili. L’importante è che pensiate al cliente, prima che a voi. Il resto arriverà naturalmente. Impegnatevi a trovare nuove strade per aiutare voi stessi e i vostri clienti, e tutto andrà bene! #iorestoacasa #collaborazioneadistanza
