I concetti di operatività e risparmio di tempo possono e devono andare di pari passo nella normale routine di lavoro. In azienda ogni attimo è prezioso e, grazie alle migliori strategie, può servire a mettere a segno un risultato concreto e di gruppo.
E’ tutta una questione di scorciatoie tecniche che, soprattutto al giorno d’oggi con lo strapotere di internet e le sue funzionalità tentacolari, consentono di ottimizzare il lavoro degli operatori e ottenere un surplus di produttività.

Il pacchetto G Suite

Con Google Suite le aziende sono messe in grado di lavorare in maniera performante attraverso il ricorso a un unico pacchetto di servizi (vedremo poi che esistono tre Piani tra i quali scegliere). Un vero e proprio elisir hi-tech che permetterà di dedicarsi alle attività professionali in modo corale, utilizzando i presidi mobili più popolari (smartphone, tablet e pc) sia dalla postazione classica in ufficio che attraverso la modalità di smart working, sfruttando una scrivania remota.

Perché un’azienda dovrebbe dotarsi di Google Suite

Innanzitutto, è bene precisare che il pacchetto di Google Suite altro non è che un’evoluzione di ‘Google Apps’ (il rebranding risale al 2016), comprendente tra gli altri Calendar, Gmail, Drive, Doc/Sheets solo per citare i servizi più popolari in assoluto.

Uno dei motivi che dovrebbero portare un’azienda a scegliere questo pacchetto è innanzitutto il bisogno di hosting e-mail relativamente alla propria attività.

Tra i vantaggi di Google Suite c’è poi un alto tasso di familiarità già acquisita dai dipendenti: sono in molti infatti a saper utilizzare programmi come Gmail e Documenti. L’azienda piccola potrà semplificare le operazioni di lavoro, mentre quella grande riuscirà a rendere più corale la sua attività.

Altro vantaggio del pacchetto Google è rappresentato da un’alta compatibilità con i dispositivi mobili, rispetto a tutti gli altri provider di posta elettronica.

Come scegliere tra i piani Basic, Business ed Enterprise

E’ proprio grazie a strumenti come Google Suite che le collaborazioni che sfruttano il Cloud sono sempre più diffuse: l’innovazione è alla portata di tutti. La parola chiave qui è flessibilità, attorno alla quale ruotano gli strumenti aziendali pensati e realizzati da Google nell’ottica di innalzare il livello complessivo di produttività.

E’ possibile orientarsi tra 3 tipologie di piano per Google Suite: Basic, Business ed Enterprise.

Nel primo caso il riferimento è a una suite professionale per il lavoro d’ufficio con trenta Giga di archiviazione disponibile (al costo di circa 5 caffè al mese, per utente). Saranno ricevuti i prodotti Gmail, Calendario, Documenti, Drive e Hangouts inoltre si potrà avere assistenza h24 e 7 giorni su 7 da parte degli esperti G Suite. Sarà anche possibile assegnare ai dipendenti degli indirizzi personali di posta con il dominio aziendale.

Per quanto riguarda il piano Business la suite è sempre ottimizzata per l’ufficio ma la capacità di archiviazione è illimitata. Rispetto al Basic, i costi raddoppiano, ma ne vale la pena.
Nella versione Business è possibile creare file condivisi che appartengono al Team.

Infine, con Enterprise (che offre controlli avanzati) diventa possibile analizzare i traffici mail, migliorare il livello di sicurezza e automatizzare la gestione di apparecchi mobili ma non solo.

E’ chiaro che per ottenere i migliori risultati l’ideale sarà affidarsi ai consigli e al coordinamento di una web agency.

Le funzionalità più interessanti: lavoro in remoto e gestione del brand

Tra gli aspetti più interessanti legati alla scelta di dotare la propria azienda del pacchetto Google Suite c’è senza dubbio la possibilità di dedicarsi al meglio alle attività di gestione del brand. La strategia sul web passa attraverso una concatenazione di passaggi, che pongono l’azienda e il suo sito al centro di uno studio attento.
Se c’è la necessità di realizzare – in vista di campagne ad hoc – dei supporti per il brand da sfruttare a stretto giro, ecco che viene in aiuto Suite: mette velocemente in comunicazione con la persona o il team che gestisce il marketing, creando un file condiviso che diventa un manifesto di lavoro, da modificare in tempo reale (le info si potranno inserire in una cartella Google Drive accessibile da remoto).

Organizzare e gestire le riunioni sarà più semplice grazie a Hangouts Meet e il progetto potrà essere mostrato con Google Presentazioni.
Infine, è innegabile che il valore aggiunto di questo servizio sia rappresentato dalla possibilità di lavorare da qualsiasi parte del mondo – in modalità smart working – sfruttando il Cloud per avere tutte le info sempre a disposizione.