Per chi  ha avuto la fortuna di godere di lunghe vacanze natalizie – chiusura il 20 dicembre e ripresa il 7 gennaio – si presenta ora il conto: il duro rientro al lavoro, con decine e decine di email e relative attività da smaltire (i cosiddetti backlogs.) Quando le attività sono tante, è più che mai necessario darsi delle priorità.


Se voi siete tra i fortunati che hanno potuto spegnere il cervello per più di due settimane, questo Natale, sappiate che il rientro, già duro di suo, sarà peggiorato dal fatto che in molti non hanno avuto lo stesso privilegio.
Gli ultimi giorni di dicembre, per loro, sono stati lavorativi. Il 2 gennaio erano già in ufficio. Hanno già smesso di dire “buon anno” ai colleghi e di scriverlo nelle email.
Pur sapendovi a casa, non hanno mancato di scrivervi. Anzi! Vi hanno scritto più di prima più arrabbiati di prima. E ora pretendono una risposta veloce.

Forse stiamo un po’ esagerando, ok, ma per non perdere la bussola ed evitare di rimanere sopraffatti da questa montagna di “to do” è necessario un metodo.
Allora perché non approfittare del nuovo anno e cercare di imparare qualcosa di nuovo, un nuovo approccio al modo in cui lavoriamo quotidianamente?

Andiamo con ordine.

L’idea per questo articolo è nato da un post sul blog dell’agenzia SEO francese Punchify Me: “5 consigli per tornare al lavoro dopo le vacanze“. Vi invitiamo a leggerlo, ovviamente.
In breve, Punchify Me ci fornisce i seguenti consigli per affrontare il rientro:

  • Riordinare l’area di lavoro, la scrivania del computer e le e-mail
  • Controllare il calendario
  • Assegnare la priorità alle email e alle attività da fare (approfondiremo tra poco)
  • Eliminare il messaggio “auto reply” di assenza per ferie
  • Rimettersi al lavoro a testa bassa, ma lavorando ad una cosa sola alla volta!

Notate che l’eliminazione del messaggio “out of office” viene riportato in quarta posizione.
E’ infatti importante prendersi qualche attimo per fare ordine mentale, prima di dirsi ufficialmente operativi e dedicarsi agli altri. D’altronde chi viaggia spesso in aereo lo sa bene, la regola è “applicare a se stessi la maschera per l’ossigeno prima di soccorrere chi ci sta accanto”.

Pur condividendo lo spirito di questo approccio, noi consigliamo però di eliminare subito il messaggio out of office, perché altrimenti potrebbe essere interpretato semplicemente come una dimenticanza, in altre parole una mancanza di attenzione. Non molto professionale, siete d’accordo? 🙂

L’approccio “prima noi, poi chi ci sta accanto” ci dà comunque lo spunto per citare un libro che consigliamo moltissimo a chi si sente schiacciato dalle incombenze e dalle responsabilità di tutti i giorni, che si tratti di imprenditori, manager o anche mamme!
Parliamo delle “Le 7 regole per avere successo” di Stephen Covey, autore cult nel suo genere. Il libro ha venduto 25 milioni di copie nel mondo.
Covey ci racconta di un “continuum della maturità” basato sul concetto inside-out. Si deve raggiungere prima il successo privato (padronanza di sé) per poi concentrarsi sul successo pubblico e infine assimilare, in ultima istanza, i concetti di interdipendenza e sinergia, per il successo di tutti.

Covey, tra i sui 7 pilastri, mette in terza posizione la regola “dai precedenza alle priorità“, facile a dirsi quanto complicato a farsi. E qui il cerchio si chiude con il blog francese di cui sopra.
Il metodo universalmente riconosciuto per organizzare le priorità è infatti la “Matrice di Eisenhower“, non a caso utilizzato dallo stesso Covey, citato nell’articolo del blog e adottato da manager di tutto il mondo.

Che cos’è il Metodo Eisenhower?

E’ un metodo secondo cui si suddividono le attività in:

  1. urgenti e importanti (Priorità 1 o P1)
  2. importanti ma non urgenti (P2)
  3. urgenti, ma non importanti (P3)
  4. né urgenti né importanti (P4)

Le prime vanno svolte immediatamente.
Le seconde vanno pianificate subito, ma saranno svolte in un secondo momento.
Le terze vanno possibilmente delegate immediatamente ad altri.
Le quarte vengono definite superflue, “da eliminare”.

Matrice di Eisenhower per la gestione delle Priorità
Matrice di Eisenhower (credits: danea.it/blog)

Il metodo porta il nome di chi l’ha inventato, ovvero quel Dwight D. Eisenhower che fu dapprima generale impegnato nella seconda guerra mondiale e successivamente Presidente degli Stati Uniti. Uno che ha avuto qualche decisione importante da prendere, insomma.
A settant’anni di distanza e, soprattutto, nel piccolo della nostra quotidianità (almeno se confrontata con quella di Eisenhower) ci permettiamo di suggerire di non considerare nulla come superfluo e di non eliminare alcuna attività, a meno che si stia parlando di “completa fuffa” che, in quanto tale, non consideriamo nemmeno degna di menzione, di analisi o di occupare un qualsiasi spazio in questo quadrante.

Mai e poi mai, invece, ci venga in mente di non prendere in carico l’email di un cliente, sebbene non importante e non urgente! Siete di nuovo d’accordo con noi, vero?

Chi scrive, inoltre, preferisce svolgere il prima possibile la pianificazione delle attività P2 e la delega delle attività P3 (o almeno la pianificazione della delega, cioè la creazione in calendario della riunione per condividere l’attività e fare il passaggio di consegne).

Per chi volesse approfondire la Matrice di Eisenhower o più in generale il tema della gestione del tempo, sono disponibili in Rete centinaia e centinaia di risorse – basta cercarle con Google – oltre che il già citato Stephen Covey.
Tra gli articoli e le guide disponibili in Rete, segnaliamo la “Guida alla Produttività e alla Gestione del Tempo e delle Priorità“, sul blog di Danea.
Danea è un’azienda produttrice di software gestionali, tra cui EasyFatt, che è per inciso uno dei tanti gestionali e ERP che possono essere collegati con i siti ecommerce sviluppati da Aleide (oltre ovviamente a GeminiXP, di cui siamo rivenditori, e molti altri).

Riprendiamo in conclusione i consigli iniziali per il “buon rientro”, riadattandoli come segue:

  1. Riordinate l’area di lavoro (Fase 1: 10 minuti per fare quel tanto indispensabile!)
  2. Accendete il PC e togliete il messaggio “out of office”
  3. Controllate il calendario e leggete le email, individuando così le attività P1 (urgenti e importanti) e tutte le altre
  4. Rispondete subito alle email P1 dicendo che siete tornati operativi e che darete riscontro al più presto
  5. Pianificate le attività P2 (importanti ma non urgenti)
  6. Delegate le attività P3
  7. Tornate alle attività P1, iniziando a svolgerle una alla volta
  8. Fate un respiro, prendetevi una pausa caffè (se le attività P1 vi hanno preso tutta la mattina andate a pranzo, se vi hanno preso tutta la giornata andate a casa!)
  9. Se vi è rimasto tempo, riordinate l’area di lavoro (Fase 2: 20 minuti per renderlo pulito e splendente come il banco di lavoro di uno chef!)
  10. Tornati a casa, la prima sera, lasciate spento il televisore e – forti dello spirito “nuovo anno, nuova vita” – approfondite invece il tema della gestione del tempo e del successo personale.

Siate una luce, non un giudice. Siate un modello non un critico.”

Buon 2020 e buon lavoro!