La necessità di avere dati sempre accessibili, condivisi e sincronizzati è di fondamentale importanza in un mondo sempre più digitalizzato e connesso. A tutto ciò va aggiunto il bisogno di poter conservare, in un posto sicuro, i file e le informazioni più importanti sia di aziende e realtà economiche grandi e piccoli, sia di utenti privati.

Perdere dati e informazioni cruciali per il proprio business o comunque importanti per la vita di ogni individuo, è più semplice di quanto possa sembrare. Per questo i servizi che permettono la conservazione dei file online sul cloud, con la conseguente gestione e organizzazione, hanno riscosso sempre un enorme successo, convincendo sempre più utenti con il crescere della loro diffusione.

Tra i servizi di archiviazione e gestione delle informazioni sul cloud Google Drive è senza dubbio tra i più diffusi e utilizzati, con l’ambiente cloud computing, memorizzazione e sincronizzazione online dei dati, introdotto da Big G nel 2012, che vanta milioni e milioni di utenti attivi.

Dopo tanti anni di onorato servizio, da qualche anno il vecchio applicativo per la sincronizzazione dei file Google Drive sul proprio PC è stato sostituito da Backup and Sync, la più recente e funzionale soluzione software per l’archiviazione, la gestione e la sincronizzazione dei file del colosso tecnologico di Mountain View.
Ad esso si è aggiunto recentemente Drive File Stream (ora rinominato Google Drive per Desktop).

Questi due strumenti meritano un approfondimento…

Cosa è Google Drive File System

Lanciato nella primavera del 2018, Google Drive File Stream (che in questi giorni ha assunto il nome definitivo di Google Drive per Desktop) è soprattutto rivolto alle aziende e a tutti coloro che già utilizzavano G Suite, ora diventata Google Workspace, ovvero la suite di programmi e strumenti di produttività basata sul cloud e orientata alla collaborazione. La nuova app di Google è focalizzata alla riduzione dell’occupazione dello spazio su disco e all’ottimizzazione dei tempi di sincronizzazione dei file.

A differenza della vecchia applicazione desktop, Drive File Stream permette infatti di creare dei “flussi” di dati attingendo direttamente ai file memorizzati all’interno del cloud, spazio di archiviazione online contenente sia dati personali, sia informazioni memorizzate in cartelle condivise con i vari gruppi di lavoro.

Gli stessi esperti di Google, al lancio di Drive per Desktop, tennero a precisare come “Con Drive File Stream tutti i vostri file saranno sempre pronti per voi e i vostri colleghi”, sottolineando come l’app rappresenti la soluzione ideale per le realtà che utilizzano Google Workspace – di cui Aleide è partner reseller autorizzato – permettendo una più rapida sincronizzazione dei file tra vari dispositivi, sia fissi che mobili, un utilizzo più razionale delle connessioni dati aziendali e un’effettiva diminuzione dell’utilizzo dello spazio su disco sugli stessi device.

Drive File System è stato progettato per venire incontro alle esigenze aziendali che necessitano di capacità di immagazzinamento di dati molto più grandi del client di sincronizzazione, occupando quanto meno spazio sul disco rigido dell’utente.

Il concetto alla sua base è proprio lo stream continuo dei dati, ovvero un “flusso” o canale di comunicazione sempre attivo tra sorgente e utilizzatore che consente un continuo e veloce scambio di informazioni e permette di lavorare sugli stessi file senza che questi siano fisicamente presenti, contemporaneamente, su periferiche o PC differenti.

I file sono visibili all’interno del proprio PC, ma vengono scaricati a run-time solo al momento della loro apertura, per poi essere cancellati una volta salvati e ricaricati in rete.
Tutto questo processo è trasparente all’utente, per il quale il file è come se fosse memorizzato sul disco fisso. L’utente dovrà semplicemente fare doppio click per aprire il file, all’inizio…e salvarlo e chiuderlo, alla fine. Tutto qui.

E’ possibile anche indicare, per i files desiderati, l’opzione “disponibile offline“. In questo modo il file risiederà fisicamente anche sul disco fisso è sarà sempre disponibile, un po’ come avviene con l’applicativo Backup and Sync di cui parliamo qui sotto.

Cosa è Backup and Sync

Pensato invece per l’utente consumer è l’app Backup and Sync, altro strumento software che sostituisce le funzionalità del vecchio Google Drive e ovviamente più adatto all’utilizzo da parte di chiunque per l’archiviazione e la gestione online dei propri file.

Arrivato in sostituzione della vecchia app nel 2017, un anno prima di Drive File Stream, Backup and Sync è dunque orientato all’uso personale. Permette di fare il backup dei file, delle foto e dei video personali o, addirittura, di tutto il computer, a patto poter disporre di spazio sufficiente sul proprio cloud di Google. Questo spazio di archiviazione, come sappiamo, di base mette a disposizione 15 GB gratuiti per tutti gli utenti, capacità che comunque può essere ampliata sottoscrivendo vari piani di abbonamento.

Questo nuovo software desktop, che si è aggiornato gratuitamente per tutti, permette dunque di poter avere al sicuro e aggiornati continuamente, i file presenti sul proprio PC o Mac che si sceglie di sincronizzare, informazioni che comunque saranno sempre disponibili sia in cloud che in locale.

Backup and Sync, pur rappresentando uno strumento ideato per ambienti desktop personali, può essere anche utilizzato dalle organizzazioni e dalle aziende che si avvalgono di G Suite / Google Workspace e gestiscono archiviazione e sincronizzazione online tramite Drive File Stream.

Differenze tra Drive File System e Backup and Sync

Come già visto, le differenze sostanziali tra le due soluzioni vanno ricercate principalmente in base all’utenza a cui sono rivolte, con Drive pensato per chi lavora in team e persegue operatività condivisa tramite Google Workspace (G Suite), mentre Backup and Sync è più orientato alla conservazione dei dati e alla sincronizzazione in ambito consumer.

Google Drive, grazie alle sue caratteristiche più versatili e potenti rispetto alla versione consumer, permette un’ampia integrazione con gli applicativi della G Suite e con quelli di terze parti come Microsoft Office, Outlook, Photoshop. Il flusso stream dei dati consente che i file vengano modificati direttamente sul cloud, con i vari utenti che possono così avere sempre disponibile la versione più recente di ogni documento. Si tratta di un file system virtuale che consente di rendere disponibili i file di Drive anche per l’accesso offline, con la sincronizzazione e la disponibilità degli stessi al team di lavoro non appena si ritorna a essere collegati.

Tramite strumenti destinati agli amministratori dei gruppi di lavoro, si potrà stabilire chi dovrà avere accesso alle cartelle o a singoli file, permettendo di lavorare senza effettivamente scaricarli tutti i dati sul proprio computer, evitando di riempire inutilmente i propri dischi rigidi.

Obiettivo diverso è quello di Backup and Sync che sincronizza e archivia file, cartelle e foto contenute in Google Drive localmente sul proprio computer, senza possibilità di accesso a file condivisi.

Con Backup and Sync, il cui utilizzo che può comunque essere abbinato alle funzioni di Drive, sincronizzare e archiviare foto, video e file personali risulta molto più semplice e veloce dato che, per questa tipologia di contenuti fondamentalmente personali, non vi sono necessità di condividerli con altri.