08.11.2021

I vantaggi di una Intranet Aziendale

Sempre più aziende organizzano il loro lavoro tramite la rete interna: la intranet. Scopriamo cos'è e quali vantaggi porta alle attività lavorative.

I vantaggi di una Intranet Aziendale

Internet e la tecnologia digitale sono entrati nella vita quotidiana di tutte le aziende, per cui rappresentano strumenti imprescindibili di lavoro in diversi campi. Sono sempre più le realtà che si organizzano realizzando una Intranet aziendale. In questo approfondimento parliamo proprio di questo: che cos’è una Intranet e perché realizzarne una personalizzata è una soluzione utile ed interessante. I vantaggi sono molteplici e non vanno sottovalutati in un’ottica di maggiore produttività interna.

Cos'è una Intranet aziendale

Per Intranet aziendale si intende una rete di computer che condivide il medesimo sistema informatico, attraverso il quale i pc interni hanno accesso a servizi telematici, informazioni e sistemi di tipo operazionale comuni e specifici dell’azienda. La parola “intranet” è infatti composta da “intra”, dentro, e “net”, rete, e può essere tradotta come “rete interna”.

L’intranet aziendale è un sistema internet esclusivo ed è proprio solo di una determinata realtà, a cui hanno accesso esclusivamente i computer all’interno di quel nucleo operativo e che ha come punto di riferimento la sede dell’azienda.

È spesso usato, da un punto di vista terminologico, in contrapposizione alla parola Extranet, che è, invece, un sistema informatico che coinvolge un nucleo di persone selezionate che lavorano fuori dal nucleo operativo dell’azienda. Anche in questo caso, la rete Intranet riesce comunque a garantire il buon funzionamento attraverso sistemi di comunicazione aggiuntivi.

Portali intranet

Di fatto l’Intranet aziendale è un modo di organizzare una rete aziendale confinandola tra le mura dell’azienda, ma può essere allargata all’esterno dell’edificio tramite degli specifici protocolli di comunicazione. Spesso la parola Intranet aziendale è usata come sinonimo di portale Intranet, che rappresenta uno dei suoi servizi principali.

Il portale intranet è un portale web che sfrutta la rete interna per rendere più facile la gestione delle risorse. I diritti di accesso dei singoli partecipanti sono regolati internamente, a seconda del ruolo e della necessità di avere accesso alle informazioni, monitorando il loro flusso nel modo più funzionale.

Grazie al portale Intranet, si possono utilizzare diversi strumenti tra cui la prima pagina che appare al dipendente durante la sua giornata di lavoro, il quale ha così a disposizione tutti gli strumenti per lavorare direttamente sul desktop del computer in un solo sito web. Un modo pratico e intelligente per mantenere produttive le attività interne e rimanere costantemente aggiornati sul flusso di informazioni che circolano nell’azienda.

Il portale Intranet come DMS

Il portale Intranet è uno strumento eccellente l’utilizzo del DMS (Document Management System), conosciuto anche come Sistema di Gestione dei Documenti. Con questo termine, infatti, si intende la gestione dei processi di redazione, archiviazione e condivisione dei documenti, ovvero di tutto quel patrimonio che sono i dati interni.

Un portale intranet ben organizzato rende disponibili le seguenti operazioni in maniera semplice e intuitiva:

  • Condivisione di news, comprese quelle di servizio.
  • Predisposizione di template aziendali, ovvero quei modelli prestampati di base che sono necessari alle attività operative quotidiane dell’azienda o che fa sempre comodo avere a portata di mano, anzi di desktop.
  • Servizi per il lavoratore, dal piano delle ferie, alla busta paga, al calendario delle chiusure aziendali nei periodi festivi.
  • Spazi condivisi di lavoro per i progetti.
  • Scambio di messaggi in tempo reale.
  • Aree e moduli in cui stimolare il brainstorming e la creazione di idee, sia a livello individuale che condiviso.

Il portale Intranet è, quindi, capace di fare la differenza non solo per la produttività dell’azienda ma viene incontro anche alle esigenze e al benessere del lavoratore che riesce trovare comodamente tutto quello di cui ha bisogno per lavorare al meglio.

Tutto il sistema produttivo ne trae totale vantaggio.

Il portale Intranet come strumento per lo sviluppo della cultura aziendale

Lo sviluppo di un portale Intranet è fondamentale, non solo per quanto riguarda l’esecuzione pratica del lavoro nella quotidianità ma anche per la partecipazione dei dipendenti, che si trovano coinvolti a tutto tondo nelle attività aziendali.

Infatti, è proprio avendo ben chiare le proprie funzioni e obiettivi che si può lavorare al meglio, con maggiore consapevolezza e concretezza. La presenza di un portale intranet riduce i misunderstanding che potrebbero affliggere i dipendenti e rendere più difficile il loro lavoro. In questo modo, si semplificano i processi aziendali.

Oltretutto il portale Intranet risulta uno strumento impareggiabile per la condivisione delle idee e rende partecipi tutti i dipendenti alla cultura dell’azienda, facendoli sentire parte di un qualcosa che contribuiscono a costruire e diffondere ogni giorno. L’azienda riesce così a trasmettere i suoi valori a coloro che ci lavorano, con una chiarezza ineguagliabile e una migliore brand reputation interna, un fattore da non sottovalutare.

 

Calendari, attività, risorse

Tra le funzioni interessanti del portale Intranet e in generale di una Intranet aziendale c’è la gestione della calendarizzazione, delle attività e delle risorse, che si trovano a portata di clic, condivise e sotto gli occhi dei diretti interessati.

Pianificare è estremamente importante, nell’epoca attuale; Un portale intranet permette di diffondere delle best practice aziendali per affrontare al meglio ogni genere di imprevisto. Una prevenzione delle criticità che si ripercuote anche sulle dinamiche aziendali esterne alla rete.

Gestione e qualità dei processi

Il portale Intranet è infatti una sorta di memoria interna per l’azienda, viene costantemente aggiornato e vede in un unico luogo virtuale la presenza dei tre tempi del lavoro: passato, presente e futuro, grazie alla pianificazione dei progetti e delle situazioni.

Sostanzialmente, il portale Intranet consente di tenere traccia delle operazioni su tutti livelli, sia micro sia macro. Permette, in caso di errore o problema, di fare un’analisi della situazione a ritroso, trovando eventuali imprecisioni o punti che possono essere migliorati, ma anche di predisporre una checklist. Come? Organizzando una lista di controllo per compilare determinati task, a disposizione dei lavoratori. Una forma di monitoraggio interno e di problem solving.
 

Welfare e benefit

La rete Intranet aziendale, porta diversi benefit all’azienda e ai suoi lavoratori e rappresenta una soluzione nell’ottica del welfare. Alcuni servizi di welfare disponibili sono:

  • Accesso alla busta paga.
  • Prenotazione della sala riunioni e degli spazi aziendali.
  • Richieste di ferie, permessi e malattie.
  • Scelta del menù del giorno qualora l’azienda presentasse un servizio di mensa interno.
  • Job posting.
  • Richiesta e scelta del modello di auto aziendale.

Non solo. Sul portale intranet aziendale si possono inserire le convenzioni stipulate dall’azienda per implementare il benessere dei lavoratori, ad esempio un’attività di ristorazione per il recapito del food nella sede lavorativa o persino con una palestra. Una coccola in più che viene sempre apprezzata da chi ne fruisce.

Intranet aziendale come strumento di engagement

L’Intranet aziendale è uno strumento di engagement marketing e serve, in tal senso, a stimolare la partecipazione dei dipendenti a livello aziendale, una politica di contatto che porta al coinvolgimento diretto.

Ma facciamo degli esempi concreti che possono essere attuati. L’Intranet favorisce l’invio di proposte da parte dei dipendenti, consente di presentare giochi o concorsi online ma anche cacce al tesoro virtuali. Soluzioni che rendono il coinvolgimento dei dipendenti e riducono il gap tra quest’ultimi e i dirigenti. L’evoluzione del brand si trova ad andare in una direzione di crescita a fronte di un’armonia interna impareggiabile.

L'importanza di una intranet personalizzata (parte 1)

Ogni azienda è diversa, anche all’interno di uno stesso settore. Trovare soluzioni su misura è quindi importante, in primo luogo da un punto di vista informatico. Come? Sviluppando collegamenti ad hoc con l’ ERP, Enterprise Resource Planning, il software che consente di integrare i processi di business e le funzioni aziendali rilevanti, dalle vendite agli acquisti fino alla gestione logistica del magazzino e quella contabile-finanziaria.

Un altro strumento da non sottovalutare è quello di predisporre un Drive interno integrato o piattaforme cloud come Microsoft Office 365 che rendono maggiore la condivisione interna a livello aziendale, con uno spazio ulteriore da fruire per i progetti e l’archiviazione dei dati. Strumenti oggi sempre più predisposti da parte delle aziende che con l’Intranet aziendale trovano una migliore codificazione.

L'importanza di una intranet personalizzata (parte 2)

E se l’Intranet aziendale fosse predisposta da una web agency, che ha tutti gli strumenti per svilupparla a misura dell’utente? In questo modo si riescono ad avere portali non solo flessibili ma anche semplici da gestire e strutturati nel modo più funzionale e intuitivo, con un risparmio di tempo, ma anche economico, importante. Grazie al nostro team di professionisti, noi di Aleide siamo in grado non solo di predisporre una Intranet aziendale personalizzata, ma anche di inserirla all’interno della comunicazione esterna, realizzando un’integrazione perfetta tra le due componenti. Un approccio a 360° capace di fare la differenza.

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