Automazione della riconciliazione bancaria: tutti i vantaggi

Interfacciamento con la banca e problematiche generali

La riconciliazione bancaria è uno dei processi che impegna maggiormente i reparti di amministrazione delle aziende e i commercialisti al servizio di esse.

Essendo un’attività che ancora viene spesso svolta manualmente, soprattutto nelle PMI, richiede un incredibile dispendio di tempo da parte degli operatori incaricati sia per svolgere la mansione che per verificare di non aver commesso alcun errore durante la compilazione. Ciò molto spesso può comportare importanti ritardi nella messa in pari della contabilità aziendale, con risultanti conseguenze gravose sulle performance dell’azienda. 

Infine, trattandosi di un’attività umana che spesso viene svolta di fretta per tentare di ottimizzare le proprie risorse, il rischio di incorrere in qualche imprecisione risulta sempre molto alto. 

Negli ultimi anni moltissime aziende hanno deciso di migliorare la gestione della contabilità e il completamento di ciclo attivo e ciclo passivo servendosi di software o applicativi, eventualmente sviluppati ad hoc, per automatizzare il processo e diminuire così i costi e gli errori derivanti dallo svolgimento manuale di questa attività. 

Automazione light: scambio di file

L'automatizzazione del ciclo passivo passa ovviamente in primis dalla registrazione delle fatture dei fornitori che vanno a creare le scadenze di pagamento.
Il completamento del ciclo passivo richiede inoltre un un flusso di dati che dallo scadenziario passi alla banca direttamente le coordinate dei pagamenti - bonifici, ricevute bancarie e tutti gli ordini di pagamento - da effettuare. 

L’operazione in questo caso non dovrà più essere svolta manualmente, infatti i bonifici da effettuare si genereranno automaticamente, lasciando al personale solo l’onere di confermare i pagamenti. 

Ovviamente, perché questo possa avvenire, il software nell’elaborazione del flusso dovrà rispettare i requisiti sanciti dal Corporate Banking interbancario (CBI). 

Per quel che riguarda il ciclo attivo invece, il software, a partire dalle fatture generate nei confronti dei propri clienti, crea automaticamente lo scadenziario attivo: ricevendo un flusso di dati dalla banca, esso è in grado di registrare i pagamenti ricevuti. In questo caso il personale addetto non dovrà più occuparsi della compilazione dei resoconti contabili, ma solo verificarne la correttezza e approvarli.
L'impostazione di un pagamento concluso secondo le modalità sopra riportate evita molti mal di testa in amministrazione.

Automazione avanzata: utilizzo di API 

Come abbiamo visto, con questo primo livello di automazione i processi relativi alla gestione dei rapporti con le banche e la compilazione dei resoconti di contabilità possono essere incredibilmente semplificati. 

Mentre quelli appena citati sono già da diverso tempo di uso comune per moltissime aziende, solo negli ultimi anni hanno cominciato a diffondersi dei software capaci di automatizzare maggiormente il processo, quindi di ottimizzare ancora di più le risorse. 

Al giorno d’oggi, infatti, esistono banche che dispongono di sistemi all’avanguardia come i collegamenti via API o web service. Con esse, sviluppando dei software appositi, è possibile automatizzare ancora di più lo scambio di dati: i file non dovranno più essere scaricati e ricaricati sulle diverse piattaforme. Infatti, tramite la rete, il software ad uso dell’azienda e quello del servizio di homebanking potranno comunicare in modo tale da elaborare in automatico tutti i bonifici e mettere l’utente nella condizione di dover semplicemente selezionare attraverso il proprio gestionale i pagamenti da voler effettuare e confermare l’operazione.  

Risulta quindi evidente come una soluzione di questo genere possa non solo velocizzare ancora di più il processo ma anche diminuire gli errori umani. 

Considerazioni finali 

La nostra web agency può aiutarvi a sviluppare gestionali custom web based che dispongano delle funzionalità descritte in questo articolo. 

In generale siamo in grado di implementare web application con funzionalità ERP come generazione di fatture e fatture elettroniche con collegamento al conservatore, gestione degli scadenzari, riconciliazione di incassi e pagamenti fino ad arrivare alla comunicazione automatica con i sistemi di clienti e fornitori.