Agenda aziendale integrata: come gestire al meglio le risorse

Qualsiasi sia il ruolo ricoperto all’interno di un’azienda, pianificare con esattezza le proprie attività è un’operazione fondamentale per ottimizzare la produttività.

Per questo motivo, oggi l’agenda digitale è uno strumento ampiamente usato dalle aziende, vista la sua utilità nell’ organizzare al meglio il tempo di tutti i collaboratori, verificare lo svolgimento dei progetti e rispettare le scadenze.

Tuttavia, molti utenti non sono a conoscenza di tutte le potenzialità di questo strumento. In questo articolo parleremo dunque di come sfruttare al meglio l’agenda digitale.

Nuove potenzialità dell’agenda aziendale integrata

Come abbiamo già fatto notare, oggi l’agenda digitale è uno strumento ormai conosciuto e utilizzato da tutti, soprattutto in ambito aziendale, vista la sua facilità di utilizzo e gli innumerevoli vantaggi che porta con sé.

Nonostante ciò, la maggior parte degli utenti che si servono di questo tool non sfrutta ancora al meglio tutte le sue potenzialità.

L’utilizzo più comune di questo strumento prevede infatti di tenere semplicemente traccia scritta delle proprie attività, compilando a mano le apposite pagine create dai software per agende digitali. Ma avete mai pensato quali enormi vantaggi potrebbe portare collegare l’agenda digitale al sito web aziendale?

Pensiamo per esempio al sito web di una scuola che fra le tante funzionalità presenti la possibilità per i genitori di prenotare un appuntamento presso la segreteria accedendo alla propria area personale. In questo caso, collegando il calendario al sito web, tutti gli appuntamenti prenotati tramite la pagina web verrebbero trasferiti automaticamente nelle apposite caselle, evitando ai dipendenti dell’istituto inutili perdite di tempo.

Un altro caso potrebbe essere quello della pagina di un e-commerce dedicata al servizio clienti nella quale sia presente il classico form da compilare per essere ricontattati. In tal caso si potrebbe pensare di creare un triplice collegamento fra sito web, calendario e centralino. Il servizio clienti così riceverà la richiesta di contatto, in seguito alla quale sul calendario si creeranno degli appositi promemoria per sollecitare il personale dedicato a contattare il cliente da cui è stata mossa la richiesta. I promemoria verranno quindi creati a scadenza regolare, fino a quando, grazie al collegamento tra calendario e centralino, il software riconoscerà la presa in carico della richiesta, smettendo così di pubblicare automaticamente ulteriori solleciti.

È evidente quindi che l’agenda digitale abbia molte potenzialità ancora oggi poco sfruttate, derivanti non solo dall’integrazione di essa con il sito web aziendale e il centralino, ma anche con altri tool finalizzati a ottimizzare l’efficacia e l’efficienza della propria azienda, come la Intranet aziendale e il software gestionale.

Tutti i vantaggi del collegamento fra agenda e intranet aziendale

La intranet aziendale è una rete a cui hanno accesso solo i dipendenti di un’azienda, attraverso la quale si può solitamente accedere a servizi telematici, informazioni condivise e sistemi di tipo operazionale comuni e specifici dell’azienda.

Gli scopi principali di una intranet aziendale sono:

• Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti in tutte le attività.
• Condividere idee e materiali con facilità.
• Gestire più efficacemente le risorse dell’azienda, monitorando lo svolgimento delle commesse e le tempistiche necessarie per completarle.

Soprattutto per quel che riguarda l’ultima funzione citata, l’integrazione dell’agenda digitale all’interno della intranet aziendale potrebbe portare a una maggiore ottimizzazione dell’attività di programmazione e verifica dei task assegnati.

Per esempio, creando un calendario dedicato a un progetto, si potrebbero suddividere tutti i task fra i partecipanti programmando l’intera attività e stabilendo una deadline. Ogni giorno gli utenti, quindi, saranno a conoscenza delle mansioni da svolgere, senza dover perdere tempo nel chiedere indicazioni al project manager. Alla fine della giornata lavorativa, all’interno della Intranet, ognuno potrà quindi segnalare il completamento regolare, con ritardo o con anticipo del proprio task.

Inoltre, si potrebbe pensare di integrare una funzione per cui i dipendenti abbiano la possibilità di allegare dei materiali all’interno dell’agenda e renderli condivisi, in modo tale che i propri collaboratori e i PM abbiano accesso a tutti i progetti aggiornati, agevolando così il processo di revisione delle commesse.

Integrazione della funzione agenda con l’ERP e il CRM

Per sfruttare al meglio tutte le potenzialità di un’agenda aziendale, essa potrebbe inoltre essere collegata con il gestionale e con il software CRM.

Un software gestionale permette di raccogliere in modo centralizzato, su un’unica piattaforma e in tempo reale tutte le informazioni e i dati sulle attività di un’azienda, come la gestione contabile, amministrativa, finanziaria e l’HR management. Integrando il gestionale con la funzione agenda, esso potrà avere accesso alle informazioni relative allo svolgimento dei task, in modo tale da fornire al sistema i dati necessari per creare, ad esempio, una reportistica per stabilire se l’avanzamento del progetto stia rispettando i tempi prefissati o se la pianificazione necessiti di modifiche

Il software Customer Relationship Management o CRM è invece un software che facilita la gestione di tutte le relazioni ed interazioni fra l’azienda e i suoi clienti. Esso quindi si delinea come un raccoglitore di dati relativi a clienti, lead e prospect, quali anagrafiche, contatti, e altre informazioni utili.

Integrare la funzione agenda con i dati derivanti dal CRM può essere molto utile, per esempio, nel caso in cui si pianifichino appuntamenti con i clienti: tramite il promemoria relativo all’appuntamento si potrebbe avere accesso diretto a tutte le informazioni sul cliente in questione con un semplice clic, evitando quindi inutili sprechi di tempo.

Considerazioni finali

Abbiamo visto come l’agenda digitale risulti essere uno strumento molto utile per ottimizzare i processi organizzativi all’interno di un’azienda. In particolare, essa può essere davvero risolutiva nel caso in cui venga integrata con altri tool finalizzati al miglioramento della gestione dei dati.

È importante ricordare che per fare in modo che diversi software e piattaforme come Intranet, gestionale e CRM possano essere integrati con l’agenda digitale, è necessario rivolgersi a una realtà come la nostra web agency, capace di offrire consulenze personalizzate e sviluppare software tailor made in base alle esigenze dei nostri clienti. Se anche tu credi di aver bisogno di un’agenda digitale sviluppata ad hoc per la tua azienda, non esitare a contattarci!